Donnerstag, 27. Januar 2022

Google beendet die kostenlose G Suite - Der grosse Takeout

Alles hat ein Ende auch die kostenlose G Suite


Ja ihr habt es sicher mitbekommen. Entweder schon via Mail, oder wie ich über Social Media. Google beendet die kostenlose Version der G Suite.

An dieser Stelle will ich gar kein Leid klagen. Seit 2012 konnte man die kostenlose G Suite schon gar nicht mehr lösen. Wir konnten nun also alle über 10 Jahre einen kostenlosen hervorragenden Mail Service von google mit der eigenen Domain nutzen. Nebenbei hatte man pro User noch mind 15GB Drive Speicher. Viele haben das daheim als Familiendomain genutzt, so wie ich auch.

Die kostenlose Zeit hat nun eine Ende. Danke google für diese Zeit!

Für eine Familie sind die Kosten pro User pro Monat mit etwa 4.70 Euro halt einfach ein bisschen zu viel. Wer die G Suite bzw. den Workspace hauptsächlich als Mail Service genutzt hat, wird sich nun nach Alternativen umsehen. Und genau darum geht es in diesem Beitrag. Es soll ein Leitfaden sein wie man den Takeout angehen kann. Natürlich kann ich hier nie im Leben auf alle Details und Möglichkeiten eingehen. Aber so als Idee und Diskussionsbasis wird es schon reichen.



Übersicht verschaffen

Als erstes sollte man sich mal wieder mal in die Workspace Admin Konsole einloggen und sich eine Übersicht über die User verschaffen, die man da generiert hat. Welche wird man in Zukunft noch benötigen? Was für Schandtaten abgesehen vom Mail hat man damit sonst noch getrieben? Hat man eventuell sogar google Käufe wie Filme, Musik, Apps usw. getätigt? Haben die User die Accounts für Google Foto genutzt? Hat man für die Mails App Passwörter generiert? Welche Security Features vom Mail habe ich genutzt? Möchte ich auch in Zukunft wieder DMARC? Habe ich Catch All aktiviert?
Diese Gedanken entscheiden welche Alternative man in Zukunft verwenden kann.


Die Alternativen

Alternativen gibt es einige. Selbstverständlich kann ich nicht alle aufzeigen. Möchte aber einige nennen welche ich evaluiert habe.

Microsoft 365 Family:
Einige werden zwecks den Office Apps bereits schon ein Abo bei Microsoft haben. Auch mit einem Office 365 Family kann man über Outlook.com eine eigene Domain nutzen.
Offiziell muss die Domain aber bei GoDaddy registriert sein. Die sind jetzt nicht unbedingt günstig was zB eine ch. Domain anbelangt.
Via Twitter wurde ich aber noch auf einen Workaround hingewiesen. Dies funktioniert bis heute noch so, weil der Twitter User erst kürzlich 4 Domains so registriert hat. Wie lange dieser Workaround von Microsoft so aber noch toleriert wird und ob sie allenfalls überhaupt den Aufwand bertreiben wollen dem nachzugehen, steht in den Sternen.
Wer also eine Microsoft 365 Subskription hat, für den ist Microsoft eine Alternative.

Proton Mail:
Auch Proton Mail habe ich mir angeschaut. Gefällt mir bezüglich Features des Mail Service eigentlich ganz gut und würde den Service von Google locker ersetzen können. Für die Anzahl an Accounts und Catch All müsste ich allerdings das Professional Paket lösen, was mir mit 75 CHF pro Jahr für einen Mail Service, privat, doch etwas zu teuer ist. (Ja ich Schmürzler)
Aber hey, technisch sicher einwandfrei. Datenschutz? Naja, Gesetze haben wir in allen Ländern...

Apple iCloud+:
Ja auch apple bietet neu mit einem iCloud+ Abo die Nutzung von Mails mit eigener Domain an. Apple push, die Datenschutz Philosophie von apple. Ja allen Unkenrufen zum Trotz, wirklich unsympathisch ist mir das nicht.
Pro User sind 3 Mail Adressen möglich. Weitere User können die gleiche Domain nutzen, sofern sie in der Familiengruppe sind.
Leider kann ich diesen Dienst nicht verwenden, weil bis dato keine catch all Adresse möglich ist. Diese ist für mich aber Essential. Zudem ist der Service noch im Beta Stadium. Möglich das da noch mehr, aber auch weniger kommt.
Schade.

Infomaniak:
Infomaniak bietet eine ganz normales konservatives Mail Hosting mit Schweizer Servern an.
Das Paket mit 5 Mail Adressen und unlimitiertem Speicherplatz, kostet jährlich CHF 26.95. Ein günstiger Preis wie ich finde, zumal einige andere Hoster den Mail Service uU. nur mit zusätzlichem Webhosting vertreiben. Überzeugend ist auch die Unterstützung üblicher Sicherheitsstandards gegen Spam und Spoofing. Und ganz wichtig für mich, catch all wird unterstützt :)
Und ja es in der Schweiz.

Datensicherung:

Bevor man nun überhaupt eine Migration anstösst, sichern wir mal die Daten der Google Accounts.
Dazu bietet google selber den Takeout an. Je nachdem was man nun genutzt hat, sichert man im Minimum die E-Mails. Allenfalls noch die Kontakte, Fotos usw.
Google mach einem dies wirklich leicht. Über diesen Link kann man bei jedem Account die Daten sichern. Die Bereitstellung des Downloadlinks dauert je nach Grösse der Daten einige Minuten bis Stunden. Von Vorteil erfolgt der Download über eine schnelle Internetleitung mit hervorragendem Peering zu google, wie zB init7 ;)

Die Migration zu Infomaniak

Wie bei den Alternativen erwähnt, habe ich mich dann für Infomaniak entschieden.
Sollte man die Domain nicht bei Infomaniak registriert haben, kommen neben dem Mail Hosting noch 3.30 CHF jährlich für die "Domain Verwaltung" hinzu. Ansonsten kann man das Mail Hosting nicht mit der Domain pairen.
Na gut, so ein Domain Transfer ist ja auch nicht wirklich kompliziert, also habe ich ihn angestossen. In meinem Fall die Domain bei Hostpoint gekündigt und einen Transfercode verlangt. Diesen Punkt muss man bei der Kündigung auswählen. Die Domain läuft ja dann mal sicher so lange weiter wie die Laufzeit der Domain beim Registrar gebucht wurde. Damit sparrt man sich die 3.30 CHF für die Domainverwaltung und die ch. Domain ist bei Infomaniak erst noch günstiger. Super!
Der Transfercode wird auch umgehend erstellt. Mein Vorteil ist, das ich die DNS Zone nicht beim Registrar verwalte, sondern dazu Cloudflare nutze.
So konnte ich bei Infomaniak die Domain mittels Transfercode registrieren. Der Verweis auf die Nameserver von Cloudflare erstellen. Im Panel von Infomaniak habe ich noch DNSSEC aktiviert und die Einstellungen von Cloudflare übernommen. Dieser Switch geht also praktisch nahtlos vorbei. Innert Minuten/Sekunden.

Mails transferieren

Grundsätzlich kann man die bestehenden Mails vom G Suite Konto auf die neuen Postfächer auf verschiedene Arten lösen. Eine Möglichkeit wäre zB. der MBOX Import aus dem erstellten Google Takeout.
Infomaniak bietet aber die Möglichkeit an, dass man die Mails vom alten Hoster, der in diesem Moment noch aktiv ist, mittels IMAP zu importieren. Das geht je nach Anzahl der Mails einige Stunden. Nach der Kopie, erfolgt eine Benachrichtigung via Mail.
In der Zwischenzeit, muss man in der DNS Zone, bei den Mail relevanten Einträgen die TTL herunterschrauben. Bei Cloudflare im Auto Modus beträgt diese 5min, nicht weiter schlimm also. Wenn man hier aber mehrere Stunden eingetragen hat, muss man die Zeit auf wenige Minuten heruntersetzen und diese Zeit vor der Migration auch abwarten. Die relevanten Mail Einträge sind ja mindestens die MX Records und üblicherweise der TXT Eintrag für das SPF. Hat man DKIM aktiviert und nutzt DMARC, sind diese natürlich auch zu berücksichtigen.
Ist man sich nun also sicher das die TTL der DNS Zone tief genug sind, kann man den Switch vollziehen.
Dazu einfach die entsprechenden Einträge: MX, TXT für SPF auf das Mail Hosting bei Infomaniak verweisen lassen, bzw. korrekt anpassen. Die nötigen Informationen findet man bei Infomaniak.
Da ich bei Infomaniak externe Nameserver nutze, musste ich den DKIM Eintrag via Support abfragen. Dazu hat es einen Bot, der einem nicht hilft, man am Schluss aber die Frage stellen kann :) Für die Antwort hat man bei Infomaniak an einem Samstag über Mittag nur 28min gebraucht. Weltklasse denke ich.
So, damit wäre der Switch eigentlich schon erstellt. Kurz und schmerzlos.
Ich hoffe ihr habt einige Tipps gebrauchen können oder euch zumindest etwas Mut angefressen. Und sonst ja, vielen G Suite Usern wird das ja kein Problem darstellen. Egal, wollte einfach mal wieder etwas schreiben :)

Weitere Tipps, Anmerkungen und Fragen natürlich jederzeit gerne in den Kommentaren. cu.