Sonntag, 20. Mai 2012

E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung mit MailStore Home

Vertrauen ist gut - Backup ist besser!  

Wer kennt das nicht? Diverse Mail Konten, bei verschiedenen Anbietern, aber keine zentrale Ordnung.
IMAP macht es einfach auf der ganzen Welt, auf verschiedenen Devices ständig die eigenen Mails zur Verfügung zu haben. Bei richtiger Konfiguration sämtliche Ordner, inkl. der gesendeten Mails, egal von welchem Gerät aus! Doch im Gegensatz zu einer Verwaltung mittels POP3 findet kein eigentlicher Download statt. Die Mails werden auf dem Server behalten und auch dort verwaltet. Was auf der einen Seite ein riesiger Vorteil ist, kann auf der anderen Seite aber auch ein ungutes Gefühl hinterlassen.
Was wenn der Anbieter ein Datenfiasko erleidet, oder wahrscheinlicher, man selber auf einem der Geräte wichtige Mails für immer löscht?

Kein Problem! Als komfortable Backup Lösung und ein wenig mehr, bietet sich das für Privatanwender kostenlose MailStore Home an.

Wer ein Microsoft Windows ab Version XP zur Verfügung hat, geht einfach auf die Seite des Hersteller und lädt sich das aktuellste Paket runter.

Nach erfolgreicher Installation öffnet sich die Hauptseite von MailStore Home.
Hier kann man sein eigenes Branding in Form eines Logos und des Namens tätigen.






Mails archivieren



Um ein Mailkonto hinzuzufügen bieten sich mehrere Wege an. Selbstverständlich lässt sich MailStore auch bei einer Verwendung von POP3 benutzen. So könnte man einfach sein Mailprogramm aus der Auswahl nehmen und dessen Ordner würden gespeichert werden.
Ich füge aber ein IMAP Konto hinzu. Im konkreten Fall ein Gmail Konto.
Dazu geht man auf der Hauptseite einfach auf E-Mails archivieren und unter Profil erstellen drückt man den Button, Erweitert. Selbsterklärend sind die folgenden Schritte, abhängig welche Art von Konto man erstellt.
Für Mails eines Anbieters wie zB Bluewin würde man IMAP wählen, vorzugsweise mit Verschlüsselung!


Nach erfolgreicher Integration eines Mail Kontos, steht dieses unter denn gespeicherten Profilen zur Verfügung. Ein Doppelklick darauf startet die Archivierung! Beim ersten mal dauert dies je nach Menge der Mails eine gewisse Zeit lang. Folgende Archivierungen laufen aber wesentlich schneller ab. MailStore arbeitet hier Inkrementell.
Ist die Archivierung abgeschlossen hat man auf der Hauptseite eine Übersicht der Anzahl Mails und der Gesammtgrösse des Archivs.

Mails exportieren

MailStore bietet die Funktion Mails eines Kontos auf ein anderes zu transferieren. Am einfachsten arbeitet man auch hier mit IMAP. Die Zugangsdaten des Quellen Kontos und die des Zielkontos genügen um den Vorgang mit einem Doppelklick zu starten. Als Alternative kann man die Mails auch via Exchange oder SMTP transferieren.

Datensicherung

MailStore macht es einfach Mails zu archivieren. Nun macht es zum Abschluss noch Sinn eine Datensicherung dieser Mails zu machen. Dazu gibt man beim Punkt Datensicherung auf HDD/USB und gibt einen Zielort ein. Krönung dieses Vorgangs wäre es nun, diesen Ordner noch in ein Online Backup, zB das von Swisscom zu integrieren. So ist Datenverlust bei fleissiger Archivierung eigentlich fast ausgeschlossen :)


Wo zum T#$¨^! ist schon wieder dieses Mail?

Wer mit IMAP und Outlook arbeitet kennt das Problem. Die Suche von Mails in Outlook beschränkt sich bei IMAP auf das jeweilige Konto und dessen Ordner. Wer also nicht genau weiss wo dieses Mail steckt, sucht uU. die Nadel im Heuhaufen.
Aber auch hier bietet MailStore die Lösung. Die Suche von MailStore findet im ganzen Archiv statt. Egal unter welchem Konto und in welchem IMAP Ordner, dass Mail wir innert Sekunden gefunden. Gerade diese Funktion ist für mich einfach Gold wert. Ist das Mail gefunden, lässt es sich auch mit einem Programm wie Thunderbird oder Outlook aus MailStore aus öffnen, um zB eine Antwort zu senden.

Ich hoffe ihr findet an diesem super Stück Software auch so viel gefallen wie ich. Und möge es noch lange gratis bleiben :D


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